Koszty przejazdów miejscowych w delegacji krajowej – obszerne umówienie z przykładami

Koszty przejazdów miejscowych w delegacji krajowej – obszerne umówienie z przykładami

🚎 Koszty przejazdów miejscowych w krajowej podróży służbowej

Koszty przejazdów miejscowych stanowią jeden z elementów wydatków ponoszonych przez pracownika w związku z odbywaniem podróży służbowej. Obejmują one wszelkie niezbędne przejazdy realizowane w miejscowości docelowej lub miejscowościach pośrednich, pozostające w bezpośrednim związku z wykonywaniem poleconych czynności służbowych. Dotyczy to w szczególności przejazdów pomiędzy dworcem, miejscem zakwaterowania, lokalizacją spotkania, szkolenia lub konferencji. Do kosztów tych zalicza się m.in. bilety komunikacji miejskiej, bilety na kolej aglomeracyjną oraz dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków na przejazdy taksówką lub usługami przewozowymi typu Uber czy Bolt.

Zgodnie z § 9 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej Dz.U. 2023 poz. 2190 (t. j.) – zwane dalej Rozporządzeniem, pracownikowi za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety, chyba że na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Przepis § 9 Rozporządzenia:

1. 1. Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety.
2. Ryczałt, o którym mowa w ust. 1, nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów.
3. Przepisu ust. 1 nie stosuje się, jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.
   

Rozpoznając literalnie brzmienie § 9 ust. 1 można zauważyć, że jako podstawowy rodzaj kosztu zwracanego pracownikowi ustawodawca przewidział ryczałt za przejazdy miejscowe, a dopiero jako alternatywę pokrycie kosztów udokumentowanych i to tylko o ile pracodawca wyrazi na to zgodę. Powstaje zatem pytanie, kiedy to pracownik i pracodawca rozliczą przejazdy miejscowe podróży służbowej, rezygnując z ryczałtu i przyjmą jako sposób rozliczenia kosztów ich pokrycie wydatkami udokumentowanymi. Odpowiedzi należy szukać w wysokości samego ryczałtu, który jako 20% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży służbowej nie jest kwotą satysfakcjonującą dla pracownika jako rekompensata poniesionych kosztów przejazdów miejscowych w delegacji – nie pokrywa ona nawet kosztu podstawowego przejazdu w obu kierunkach. Dlatego też pracownicy mogą się domagać od pracodawcy, i trzeba tu dodać, że w większości przypadków słusznie, zwrotu faktycznie poniesionych kosztów na podstawie dokumentów ich zakupu. Pracodawca powinien przychylić się do tak postawionego wniosku pracownika (oczywiście przedłożonego w formie pisemnej), co jest logiczne i merytorycznie uzasadnione. Pytanie, czy jednak ma taki obowiązek? W § 9 ust. 3 Rozporządzenia użyto sformułowania „jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę” – spójnik „jeżeli” sugeruje, że pracodawca ma tu możliwość wyboru: może, ale nie musi. I to niestety stoi w sprzeczności z art. 77(5) § 1 Kodeksu pracy, bowiem pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Przepis art. 77(5) § 1 Kodeksu pracy:

art. 77(5) § 1. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Użycie czasownika „przysługują” w stronie czynnej wyraźnie nakazuje zwrot pracownikowi poniesionych kosztów. Nie ma tu możliwości wyboru dla pracodawcy: musi zwrócić poniesione koszty na wniosek pracownika. Ponieważ Kodeks pracy w legislaturze ma wyższą pozycję niż Rozporządzenie, należałoby tryb postępowania rozliczenia podróży służbowej wyraźnie kierunkować na przepisy ustawy wyższej. Oznacza to, że jeśli decyzja pracodawcy zmuszająca pracownika do wyjazdu służbowego powoduje powstanie dodatkowych kosztów po stronie pracownika, to obowiązkiem zatrudniającego jest ich zwrot (potwierdzają to liczne orzeczenia sądów, m.in.: postanowienie SN z 8 czerwca 2021 r., sygn. akt I PSK 99/21 czy SN z 5 sierpnia 2020 r., sygn. akt I PK 22/19).

Reasumując, jeżeli ryczałt na przejazdy miejscowe wynikający z rozporządzenia w sprawie należności związanych z podróżami służbowymi nie pokrywa niezbędnych w związku z tym zadaniem kosztów przejazdów komunikacją miejscową, to pracownik może domagać się zwrotu udokumentowanych wydatków, a pracodawca musi na to przystać. Dodatkowo można by zadać pytanie, czy dotyczy to wyłącznie sytuacji, w której koszt standardowego środka komunikacji miejscowej przewyższa wartość ryczałtu. Przepisy nie zabraniają zastosowania zwrotu kosztów w sytuacji, kiedy to koszt zwracanego ryczałtu przewyższałby kwotę kosztów udokumentowanych, co byłoby zdecydowanie niezgodne z interesem ekonomicznym pracownika, ale prawnie dopuszczalne. Rozpatrując tego typu zdarzenie na gruncie pieniężnego zysku i straty, należałoby sformułować następującą regułę postępowania pracownika, który powinien kontrolować poziom poniesionych wydatków z tytułu przejazdów miejscowych i zestawić go z wartością przysługującego mu ryczałtu z tego tytułu, a następnie zdecydować się na bardziej korzystną wersję rozliczenia podróży służbowej, bowiem w sytuacji nieekonomicznego podejścia mogłoby nastąpić przerzucenie kosztów pracy z pracodawcy na pracownika – co jest oczywiście absolutnie niezgodne z duchem przepisów Kodeksu pracy.

Jednak można by poniekąd podważyć zasadność wcześniej sformułowanych wniosków, rozpatrując sytuację działania pracownika całkowicie bez zgody pracodawcy. Jak mianowicie powinien zachować się pracodawca, jeżeli pracownik mając dostęp do komunikacji miejscowej dokonuje przejazdu taksówką, ponosząc przy tym znacznie wyższe koszty (oczywiście w sytuacji braku uzyskania wcześniejszej zgody na to od pracodawcy – co do zasady zgoda powinna zostać wyrażona przed poniesieniem danego wydatku, np. już na etapie wydawania polecenia wyjazdu służbowego)? Jest to sytuacja, którą należy rozpatrywać już zdecydowanie indywidualnie, kierując się często nie bezpośrednio przepisami odnoszącymi się do rozliczenia podróży służbowej, ale również generalnymi przepisami prawa podatkowego i zwyczajami postępowania społecznego. Wszystko zależy już w tym momencie od sytuacji: jeżeli korzystanie z taksówki w żaden sposób nie może być uzasadnione przez pracownika poza jego wygodą, to czy pracodawca może odmówić zgody na zwrot poniesionego kosztu, łamiąc poniekąd zasady Kodeksu pracy? Zwrot takiego wydatku byłby sprzeczny z zasadą gospodarności i naraziłby pracodawcę na straty z tego tytułu. Z drugiej strony, jeżeli pracownik umotywowałby to np. możliwością spóźnienia na spotkanie, to w tej sytuacji czy pracodawca powinien uznać koszty taksówki – tym razem jest to jak najbardziej w jego interesie, mimo że koszt przewyższałby alternatywny transport publiczny? Niestety na te pytania są w stanie odpowiedzieć jedynie sądy po każdorazowym, indywidualnym badaniu zaistniałych sytuacji pod kątem przestrzegania przepisów.

Dodatkowo można podkreślić problem przepisów globalnych, które zbyt nisko określają kwotę ryczałtu przejazdów miejscowych w żaden sposób nieodzwierciedlającej wartości rynkowej kosztów transportu – kwota ta powinna być jednak zdecydowanie waloryzowana i realnie powiązana z rzeczywistymi kosztami przejazdów komunikacją miejscową.

Przykład 1

Pracownik poniósł we wrześniu 2026 roku koszty przejazdów komunikacją miejską w Warszawie w wysokości 4 biletów po 4,40 zł/szt. (Warszawa była miejscowością oznaczoną jako miejsce wykonania czynności służbowych w ramach 1-dniowej delegacji). Rozliczając podróż służbową we wrześniu 2026 roku wartość ryczałtu przejazdów miejscowych wynosiła 20% z 45 zł, czyli 9 zł. Ewidentnie pracownik powinien pisemnie wystąpić do pracodawcy o zwrot rzeczywiście poniesionych kosztów dokumentowanych biletami w wysokości 17,60 zł, nie zgadzając się tym samym na rozliczenie ryczałtowe delegacji w tym zakresie.

Przykład 2

Pracownik po powrocie z delegacji przedstawił rachunek na kwotę 65 zł za przejazd taksówką w Warszawie. Pracownik nie skontaktował się z pracodawcą w celu uzyskania zgody na przejazd, jednak stwierdził, że na skutek awarii tramwajów musiał wziąć taksówkę, by nie spóźnić się na spotkanie. Czy pracodawca ma w związku z powyższą sytuacją obowiązek zwrotu kosztów taksówki? Można stwierdzić, że w tym konkretnym przypadku, gdy w trakcie odbywania podróży służbowej zaszła nieprzewidziana konieczność poniesienia przez pracownika wydatków koniecznych ze względu na cel wyjazdu, pracodawca powinien być zobowiązany do ich zwrotu, ponieważ:

1. podróż służbowa wykonywana jest w interesie pracodawcy,
2. w przedstawionej sytuacji celem wyjazdu było stawienie się punktualnie na spotkaniu,
3. pracownik zgodnie z poleceniem służbowym miał wykonać tę czynność, w przeciwnym razie realizacja celu delegacji byłaby niemożliwa.

Dlatego też, w świetle przedstawionego stanu powinien zastosować dostępne środki niezbędne do realizacji celu delegacji, przeciwstawiając się niespodziewanym zdarzeniom. Gdyby nie skorzystał z taksówki, realizacja delegacji zostałaby istotnie zagrożona a być może również przyczyniłoby się to do innych strat, które byłyby konsekwencją spóźnienia. Można zaryzykować stwierdzenie, że pracodawca, wysyłając pracownika w delegację, musi się jednak liczyć z faktem, że pracownik nie zawsze będzie miał możliwość bezpośredniej konsultacji środków podjętych do realizacji celu delegacji z pracodawcą, a co za tym idzie będzie opierał swoje działania na własnych, samodzielnie podejmowanych decyzjach.

🚎 Ryczałt na dojazdy

Tak jak wspomniano, ryczałt na dojazdy środkami komunikacji miejscowej w podróży krajowej przysługuje w wysokości 20% wartości diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej. Należy z całą mocą podkreślić, że ryczałt na dojazdy miejscowe nie jest dietą samą w sobie i nie jest związany z kosztami wyżywienia. Odniesienie do wartości diety jest jedynie matematyczną formą ustalania jego wysokości. Jest to świadczenie przeznaczone na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (przejazdy po miejscowości, do której pracownik został wysłany na polecenie pracodawcy) w ramach podróży służbowej. Nie obejmuje on kosztów dojazdów do lub z miejscowości realizacji celów określonych dla konkretnej podróży służbowej, czyli m.in. z głównym przejazdem pociągiem, samochodem czy samolotem do celu podróży.

Jednak świadczenie to nie przysługuje, jeśli pracownik nie ponosi żadnych kosztów dojazdu, gdyż np. odbywa podróż prywatnym lub służbowym pojazdem, względnie jest zakwaterowany tak blisko dworca i miejsca realizacji zadania w podróży, że nie korzysta z komunikacji lokalnej albo korzysta z transportu zapewnionego przez kontrahenta, u którego realizuje zadanie służbowe.

Przykład 3

Pracownik w ramach podróży służbowej udał się do Śleborza. W miejscowości tej nie występuje żaden środek komunikacji miejscowej i w związku z tym pracownik nie mógł, nawet jakby chciał, ponieść żadnych kosztów przejazdów miejscowych. Oczywiście zwrot z tego tytułu nie będzie mu przysługiwał i to zarówno w formie ryczałtu, jak i oczywiście za wydatkami udokumentowanymi, których nie posiada.

Można zatem stwierdzić, że ryczałt na przejazdy miejscowe nie przysługuje w następujących sytuacjach:

- jeśli pracownik nie ponosi żadnych kosztów takich przejazdów,

- jeśli pracodawca wyrazi na wniosek pracownika zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (w tym przypadku pracownik musi przedstawić dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków – najczęściej będą to bilety/faktury/paragony za przejazdy).

W praktyce oznacza to, że znaczenie mają realne okoliczności wyjazdu, a nie sam formularz delegacji. Samo odbywanie podróży służbowej nie wystarcza. Pracownikowi przysługuje ryczałt wtedy, gdy w ramach podróży krajowej ponosi koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Przykład 4

Pracownica pojechała do Krakowa na dwudniowe szkolenie zawodowe. Z dworca do hotelu przejechała autobusem, a z hotelu na szkolenie i z powrotem dojeżdżała tramwajem. W takiej sytuacji ryczałt za dojazdy w delegacji krajowej jest uzasadniony, bo faktycznie pojawiły się lokalne przejazdy. Zwrot kosztów rzeczywistych również byłby możliwy po przedstawieniu przez pracownicę wniosku o zwrot tego typu kosztów i przedłożeniu biletów dokumentujących ten fakt.

Wyłączenie braku rozliczania przejazdów miejscowych obejmuje wszystkie sytuacje, w których pracownik faktycznie nie ponosi kosztów przejazdów lokalnych w miejscu, do którego pojechał w związku z delegacją – np. miejsce wykonania zadania służbowego znajduje się w bezpośrednim sąsiedztwie dworca, w danej miejscowości nie ma komunikacji lokalnej, a także wtedy, gdy pracownik używa samochodu prywatnego lub ma do dyspozycji samochód służbowy.

Przykład 5

Pracownik został wysłany do Katowic na krótkie spotkanie, które miało się odbyć w kawiarni położonej tuż obok dworca. W tym wypadku, jeżeli pracownik nie korzystał z żadnych przejazdów komunikacją miejscową i nie poniósł przy tym innych kosztów dojazdów, to nie przysługuje mu ryczałt za dojazdy miejscowe.

🚎 Podróż prywatnym samochodem lub samochodem służbowym

Przepisy dotyczące delegacji krajowych nie zawierają wyraźnego wyłączenia prawa do ryczałtu na przejazdy lokalne w przypadku, gdy pracownik porusza się samochodem. Przy wyrażaniu zgody na przejazd w podróży służbowej samochodem prywatnym lub służbowym pracodawca zakłada, że w miejscowości docelowej pracownik poruszać się będzie właśnie tym samochodem, nie ponosząc przy tym innych kosztów przejazdów miejscowych. W praktyce przyjmuje się, że pracownik może złożyć oświadczenie, że po miejscowości docelowej będzie poruszał się komunikacją miejską (np. ze względu na bezpieczeństwo, z uwagi na trudności w bezpiecznym poruszaniu się w warunkach intensywnego ruchu lub w wypadku awarii wspomnianego samochodu). W takim przypadku zakłada się, że ryczałt powinien mu jednak zostać wypłacony.

Do rozważenia pozostaje jeszcze kwestia finansowa. Ryczałt na przejazdy miejscowe nie jest pieniężnym ekwiwalentem zwrotu kosztów przejazdu prywatnym samochodem. Jest przeważnie zdecydowanie niższy niż wartość ustalona z kilometrówki, tj. z przemnożenia ilości przejechanych kilometrów razy stawka ryczałtu za jeden kilometr. Należy tu jednak podkreślić, że pracodawca musi sobie z tego doskonale zdawać sprawę, bowiem aby pracownik mógł pojechać prywatnym samochodem w podróż służbową, warunkiem koniecznym jest każdorazowa zgoda pracodawcy wyrażona w formie pisemnej. Jednak jeżeli pracownik odbywa podróż samochodem służbowym, to rozliczenie wygląda już zgoła inaczej, bowiem w tej sytuacji pracownik nie ponosi tak naprawdę żadnych kosztów przejazdu – są one bezpośrednim kosztem pracodawcy, zwracane pracownikowi najczęściej w formie zwrotu paliwowego.

🚎 Podatek dochodowy od osób fizycznych i oskładkowanie ZUS w wypadku ryczałtu kosztów przejazdu miejscowych lub zwrotu wydatków udokumentowanych

Z perspektywy podatku dochodowego istotne jest to, że co do zasady diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika są zwolnione z PIT do wysokości określonej w odrębnych przepisach. W praktyce oznacza to, że prawidłowo wypłacony ryczałt za dojazdy, mieszczący się w ustawowych limitach, korzysta ze zwolnienia podatkowego, jak i oskładkowania ZUS. Ze tych zwolnień korzystają również zwroty kwot faktycznie poniesionych, a odpowiednio udokumentowanych.

🚎 Przepisy prawne:

🟦 Kodeks pracy

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy

• art. 77⁵ § 1 – obowiązek zwrotu kosztów podróży służbowej
• art. 77⁵ § 2 – delegacja dla rozporządzenia MPiPS

🟦 Rozporządzenie delegacyjne

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2023 poz. 2190)

• § 2 pkt 2 lit. b – koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej
• § 3 ust. 3–4 – przejazd samochodem prywatnym (kilometrówka)
• § 4 ust. 1–2 – inne niezbędne wydatki
• § 9 ust. 1–3 – ryczałt 20% diety, brak ryczałtu, koszty udokumentowane

🟦 Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT)

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych

• art. 32 – obowiązki płatnika
• art. 41 – pobór zaliczek

🟦 Ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych

Ustawa z dnia 27.08.2004 r.

• art. 79
• art. 81
• art. 83
• art. 85

🟦 Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych

Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych

• art. 4 – definicje
• art. 8 – tytuły do ubezpieczeń
• art. 18 – podstawa wymiaru składek
• art. 20 – zasady ustalania podstawy

🟦 Ustawa o transporcie drogowym

Ustawa z dnia 06.09.2001 r. o transporcie drogowym

• art. 34a ust. 2 – stawki kilometrówki