Sposoby uzupełnienia wynagrodzenia miesięcznego dla celów naliczenia świadczenia chorobowego w sytuacji wystąpienia usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy (cz. II)
Zobacz część pierwszą artykułu:
Sposoby uzupełnienia wynagrodzenia miesięcznego dla celów naliczenia świadczenia chorobowego w sytuacji wystąpienia usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy - cz. I
Sytuacja 2 – uzupełnienie miesięcznego wynagrodzenia w sytuacji wystąpienia jedynie nieobecności nieusprawiedliwionych
W sytuacji 2 wynagrodzenie za miesiąc, w którym pracownik był nieobecny w pracy z przyczyn nieusprawiedliwionych, przyjmuje się do podstawy wymiaru świadczenia chorobowego w kwocie faktycznie osiągniętej, bez uzupełniania jego wysokości za dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy (nawet jeśli z tej przyczyny przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w tym miesiącu czasu pracy).
Przykład 5
Pracownik jest wynagradzany w stałej miesięcznej wysokości 7.000 zł. I została zatrudniony od 1 stycznia 2026 roku. W marcu 2026 r. przez jeden dzień był nieobecny w pracy z przyczyn nieusprawiedliwionych i otrzymał w związku z tym za ten miesiąc wynagrodzenie zgodnie z wyliczeniem (w marcu 2026 roku przypadało 176 godz. do przepracowania):
= 7.000 – ((7.000 / 176) * 8) = 6.681,82 zł
Również w czerwcu 2026 r. przez 2 godziny był nieobecny w pracy z przyczyn nieusprawiedliwionych, otrzymując za te miesiące wynagrodzenie w zgodzie z wyliczeniem (w czerwcu 2026 roku przypadało 168 godz. do przepracowania):
= 7.000 – ((7.000 / 168) * 2 = 6.916,67 zł
Od 1 do 10 września 2026 r. pracownik chorował. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od stycznia 2026 r. do sierpnia 2026 r. Oczywiście wynagrodzenie zarówno za marzec, jak i za czerwiec 2026 r. należy przyjąć w kwocie faktycznie wypłaconej, bez uprzedniego uzupełniania:
= 6.681,82 zł – (13,71% * 6.681,82 zł) = 5.765,74 zł (za marzec 2026 roku)
= 6.916,67 – (13,71% * 6.916,67) = 5.968,39 zł (za czerwiec 2026 roku)
Należy wyraźnie podkreślić, że nawet w sytuacji nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy pracownika, który pracuje na pełny etat, podstawa wymiaru nie może być niższa niż kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71% tego wynagrodzenia, tj. kwoty 4.147,10 zł w 2026 roku.
Dodajmy, że również tutaj wynagrodzenie określone w stawce godzinowej (płatne za roboczogodzinę czasu pracy) traktujemy jak wynagrodzenie stałe.
Przykład 6
Pracownik, zatrudniony od 25 stycznie 2026 r., od 1 do 4 marca 2026 r. sprawował opiekę nad chorym dzieckiem. Podstawę wymiaru należnego mu zasiłku opiekuńczego stanowi wynagrodzenie za jedyny pełny miesiąc kalendarzowy poprzedzający powstanie prawa do świadczenia, tj. za luty 2026 r. (pierwszy miesiąc pracy, tj. styczeń odrzucamy z uwagi na jego niepełne przepracowanie). Pracownik wynagradzany jest stawką godzinową (32 zł/godz.), przy czym przez 3 dni lutego 2026 r. był nieobecny w pracy z przyczyn nieusprawiedliwionych. W takim przypadku do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się wynagrodzenie wypłacone mu za ten miesiąc, bez uzupełniania jego wysokości za dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy (NN).
W tej sytuacji podstawa świadczenia chorobowego będzie wynosić zgodnie z wyliczeniem:
= 17 dni (dni robocze przepracowane w lutym 2026 roku) × 8 godz. = 136 godz.
= 136 godz. × 32 zł/godz. = 4.352,00 zł
= 4.352 zł – (13,71% * 4.352,00 zł) = 3.755,34 zł
Jednak, należy wziąć pod uwagę, że wyliczona podstawa jest niższa od najniższej podstawy wymiaru zasiłku przewidzianej dla tego pracownika, zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy dla roku 2026 tj. kwoty 4.147,10 zł to z automatu ulega ona podwyższeniu do tej gwarantowanej ustawowo kwoty, tj. do 4.147,10 zł.
Odnośnie do zasady o odrzucaniu miesiąca, w którym przepracowano mniej niż połowę czasu to należy podkreślić, że dotyczy wyłącznie przyczyn usprawiedliwionych. W przypadku nieobecności nieusprawiedliwionej przepis ten nie działa – taki miesiąc wlicza się do podstawy w kwocie faktycznie uzyskanej, bez jego pomijania i bez uzupełniania.
Zasady postępowania przy nieobecności nieusprawiedliwionej, w tej sytuacji można zawrzeć w kilku stwierdzeniach:
- brak wyłączenia z podstawy: takiego miesiąca nie usuwa się z obliczeń, nawet jeśli przepracowany czas wyniósł mniej niż połowę obowiązującego wymiaru,
- przyjęcie faktycznej kwoty: do obliczeń bierze się wynagrodzenie faktycznie wypłacone pracownikowi za dni, w których świadczył pracę,
- brak uzupełniania (dopełniania): wynagrodzenia nie uzupełnia się do pełnego miesiąca za dni nieobecności nieusprawiedliwionej.
Przykład 7
W lipcu 2026 roku pracownik posiadający stałe wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 5 000 zł brutto miał do przepracowania 23 dni. Przepracował jednak tylko 10 dni, a przez pozostałe 13 dni był nieobecny w pracy bez usprawiedliwienia. Ponieważ nieobecność była nieusprawiedliwiona, miesiąca tego nie odrzuca się z podstawy ani nie uzupełnia – do podstawy chorobowego wchodzi kwota faktycznie uzyskana, pomniejszona oczywiście o składki ubezpieczeń społecznych.
Wyliczenie faktycznego wynagrodzenia za lipiec 2026
Za dni nieobecności nieusprawiedliwionej pracownik traci prawo do wynagrodzenia.
- Potrącenie za NN: (5 000 zł / 184) * (13 * 8) = 2.826,09 zł
- Faktyczne wynagrodzenie brutto: 5 000 zł – 2.826,09 zł = 2.173,91 zł
- Kwota przyjmowana do podstawy: 2.173,91 zł – (13,71% * 2.173,91 zł) = 1.875,87 zł
Podsumowanie różnicy w naliczaniu
- Gdyby nieobecność (13 dni) była usprawiedliwiona (np. choroba lub urlop bezpłatny): Pracownik przepracowałby mniej niż połowę miesiąca (10 z 23 dni), więc lipiec 2026 zostałby całkowicie pominięty przy ustalaniu podstawy.
- Ponieważ jednak nieobecność była nieusprawiedliwiona to lipiec 2026 zostaje przyjęty do wyliczenia podstawy świadczenia chorobowego i zostanie do niej dodana niska kwota 1.875,87 zł (zakładając, że miesiąc jest w pełni przepracowany lub jest uzupełniany to normalnie przyjmowana jest kwota 4.314,50 zł), co bezpośrednio przełoży się na obniżenie wysokości przyszłego świadczenia chorobowego.
Przykład 8
Pracownik zachorował w lipcu 2026 roku. Przy ustalaniu podstawy świadczenia chorobowego przyjmuje wynagrodzenia z 12 miesięcy poprzedzających w tym za czerwiec 2026 roku.
W czerwcu 2026 roku:
- przypadało 21 dni do przepracowania,
- pracownik przepracował jedynie 5 dni,
- 6 dni był nieobecny z pracy z przyczyn nieusprawiedliwionych,
- 10 dni był nieobecny w pracy z przyczyn spowodowanych chorobą.
W celu ustalenia czy miesiąc zostanie przyjęty do podstawy świadczenia chorobowego wykonujemy następujący proces obliczeniowy:
- 21 dni przypadające do przepracowania pomniejszamy o liczbę dni nieobecności nieusprawiedliwionej, czyli o 6 dni = 15 dni
- ustalamy połowę z 15 dni = 15 / 2 = 7,5
- sprawdzamy, czy przepracował połowę liczby dni przypadających do przepracowania po korekcie o dni nieobecności nieusprawiedliwionej = 5 < 7,5
Z przeprowadzonego rozumowania wynika, że miesiąc ten zostanie odrzucony i nie będzie podlegał przyjęciu do podstawy świadczenia chorobowego.
Przykład 9
Pracownik zachorował w lipcu 2026 roku. Przy ustalaniu podstawy świadczenia chorobowego przyjmuje wynagrodzenia z 12 miesięcy poprzedzających w tym za czerwiec 2026 roku.
W czerwcu 2026 roku:
- przypadało 21 dni do przepracowania,
- pracownik przepracował jedynie 5 dni,
- 16 dni był nieobecny z pracy z przyczyn nieusprawiedliwionych,
W celu ustalenia czy miesiąc zostanie przyjęty do podstawy świadczenia chorobowego wykonujemy następujący proces obliczeniowy:
- 21 dni przypadające do przepracowania pomniejszamy o liczbę dni nieobecności nieusprawiedliwionej, czyli o 16 dni = 5 dni
- ustalamy połowę z 5 dni = 5 / 2 = 2,5
- sprawdzamy, czy przepracował połowę liczby dni przypadających do przepracowania po korekcie o dni nieobecności nieusprawiedliwionej = 5 > 2,5
Z przeprowadzonego rozumowania wynika, że miesiąc ten zostanie przyjęty do podstawy świadczenia chorobowego, ale bez uzupełnienia wynagrodzenia.
Jednak wyjątkowo, jeżeli pracownik w każdym miesiącu przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy z przyczyn usprawiedliwionych, przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku uwzględnia się wynagrodzenie za wszystkie miesiące, uzupełnione do pełnej wysokości.
Dni urlopu wypoczynkowego i inne nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, dla celów zasiłkowych, traktuje się na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę. Powyższe wynika z art. 36 ust. 1 i 2, art. 38 ust. 2 ustawy zasiłkowej.
Sytuacja 3 – uzupełnienie miesięcznego wynagrodzenia w sytuacji wystąpienia nieobecności mieszanych: usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych
W sytuacji 3 wynagrodzenie za miesiąc, w którym pracownik był nieobecny w pracy z przyczyn zarówno usprawiedliwionych, jak i nieusprawiedliwionych, uwzględnia się w podstawie wymiaru świadczenia chorobowego po uzupełnieniu, ale wyłącznie o dni nieobecności usprawiedliwionej (przy założeniu, że przepracował przynajmniej połowę obowiązującego go w tym miesiącu czasu pracy).
Wynagrodzenie za miesiąc, w którym wystąpiły nieobecności usprawiedliwione i nieusprawiedliwione, przed wliczeniem do podstawy wymiaru należy uzupełnić, jednakże wyłącznie za dni usprawiedliwionej nieobecności w pracy. W tym celu w liczbie dni, którą pracownik był obowiązany przepracować, nie należy uwzględniać dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.
Przykład 10
Pracownik jest wynagradzany w stałej miesięcznej wysokości 5.300 zł. We wrześniu 2026 r. z obowiązujących do przepracowania 22 dni (176 godzin) przepracował 17 dni:
- przez 3 dni był niezdolny do pracy z powodu choroby,
- przez 2 dni był nieobecny w pracy z przyczyn nieusprawiedliwionych.
Za wrzesień 2026 roku otrzymał więc wynagrodzenie za pracę w wysokości, zgodnie z wyliczeniem:
= ((5.300 / 176) * 16) = 481,82 zł
= ((5.300 / 30) * 3 = 530 zł
= 5.300,00 – 481,82 – 530,00 = 4.288,18 zł
Dodatkowo za ten miesiąc otrzymał również wynagrodzenie chorobowe za 3 dni w wysokości 365,88 zł.
Razem za wrzesień 2026 roku otrzymał: 365,88 zł + 4.288,18 zł, czyli 4.654,06 zł.
W grudniu 2026 r. pracownik chorował od 1 do 10 grudnia. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od grudnia 2025 r. do listopada 2026 r., w tym wynagrodzenie za wrzesień 2026 roku w związku z przepracowaniem w tym miesiącu połowy obowiązującego czasu pracy. Jednak wynagrodzenie za wrzesień 2026 r. należy uzupełnić, ale co należy tu podkreślić tylko za dni usprawiedliwionej nieobecności w pracy (czyli za czas przebywania pracownika na zwolnieniu spowodowanym chorobą). Uzupełnienie wynagrodzenie za wrzesień 2026 będzie przebiegało następująco:
= ((5.300 zł / 22 dni) * 20 dni = 4.818,18 zł (20 dni wynika z uwzględnienia 17 dni przepracowanych i 3 dni choroby – nie wliczamy tu 2 dni nieobecności nieusprawiedliwionej)
= 4.818,18 zł – (13,71% * 4.818,18 zł) = 4.157,61 zł.
Do podstawy za wrzesień 2026 roku zostanie przyjęta kwota 4.157,61 zł.
Przepisy prawne
- art. 36 - Ustawa z dnia 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa
- art. 38 - Ustawa z dnia 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa
- art. 37 - Ustawa z dnia 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa
- art. 45 - Ustawa z dnia 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa
- Załącznik do wytycznych Nr 994800/0200/16/2023 Członka Zarządu nadzorującego Pion Świadczeń i Orzecznictwa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z dnia 21 sierpnia 2023 r.
