Sposoby uzupełnienia wynagrodzenia miesięcznego dla celów naliczenia świadczenia chorobowego w sytuacji wystąpienia usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy (cz. I)
W sytuacji uzupełniania miesiąca przyjmowanego do podstawy świadczeń chorobowych mogą się zdarzyć 3 sytuacje, w których zajdzie konieczność przeliczenia wartości wynagrodzenia miesięcznego. Rozważmy zdarzenia, kiedy w miesiącu wystąpiły:
- jedynie nieobecności usprawiedliwione,
- jedynie nieobecności nieusprawiedliwione,
- nieobecności mieszane: usprawiedliwione i nieusprawiedliwione.
Sytuacja 1 – uzupełnienie miesięcznego wynagrodzenia w sytuacji wystąpienia jedynie nieobecności usprawiedliwionych
W pierwszym wariancie pracownik był nieobecny przez część miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych, takich jak urlop bezpłatny, opieka czy urlopy rodzicielskie. Taki miesiąc przyjmuje się do podstawy świadczenia chorobowego po jego uzupełnieniu — pod warunkiem, że pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązujących w miesiącu dni pracy.
Uzupełnienie wynagrodzenia miesięcznego odbywa się zgodnie z zasadami:
- dla składników zmiennych — wynagrodzenie po odliczeniu składek dzieli się przez liczbę dni przepracowanych, a następnie mnoży przez liczbę dni, które pracownik przepracowałby, gdyby nie był nieobecny,
- dla składników stałych — przyjmuje się kwotę, którą pracownik otrzymałby, gdyby przepracował pełny miesiąc.
Należy przy tym podkreślić, że przepisy ustawy zasiłkowej dopuszczają możliwość uzupełnienia wyłącznie wynagrodzenia miesięcznego. Nie podlega mu zatem wynagrodzenie, które zostało zmniejszone za kilkugodzinną nieobecność w pracy (i to zarówno usprawiedliwioną, jak i nieusprawiedliwioną). Wynagrodzenie za taki miesiąc należy uwzględniać w podstawie wymiaru świadczenia chorobowego w kwocie faktycznie wypłaconej.
Dodatkowo należy również zwrócić uwagę, że ustalona podstawa wymiaru świadczenia chorobowego z tytułu pracy w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71% tego wynagrodzenia, a dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy najniższa podstawa wymiaru świadczeń chorobowych jest oczywiście proporcjonalnie zmniejszana do niepełnego wymiaru czasu pracy. Od 1 stycznia 2026 r., w wypadku pełnego wymiaru czasu pracy, nie może być niższa niż 4.147,10 zł (4.806 zł - 658,90 zł).
Przykład 1
Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy od 2010 roku jest wynagradzany w stałej miesięcznej wysokości 7.000 zł. W lipcu 2026 r. przez jeden dzień był nieobecny w pracy z przyczyn usprawiedliwionych – urlop bezpłatny. Wynagrodzenie za ten miesiąc wyniosło po potrąceniu:
=7.000 – ((7.000 / 184) * 8) = 6.695,65 zł
W grudniu 2026 roku pracownik był nieobecny w pracy przez 3 dni w związku z chorobą. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego za grudzień 2026 roku stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy poprzedzających miesiąc choroby, tj. od grudnia 2025 r. do listopada 2026 r. Jednym z miesięcy przyjmowanych do wyliczenia podstawy świadczenia chorobowego jest lipiec 2026 roku, który z racji potrącenia powodowanego jednym dniem urlopu bezpłatnego będzie musiał podlegać uzupełnieniu. Ponieważ wynagrodzenie przyjmowane do podstawy świadczenia chorobowego jest wynagrodzeniem stałym, to jego uzupełnienie będzie polegało na przyjęciu w pełnej wysokości kwoty, którą pracownik otrzymałby, gdyby przepracował pełny miesiąc, czyli 7.000 zł (oczywiście po odjęciu wartości 13,71% składek ubezpieczenia społecznego):
= 7.000 – (13,71%* 7.000) = 6.040,30 zł.
Sytuacja będzie wyglądać zgoła inaczej, jeżeli zmienimy założenia przykładu odnośnie do nieobecności w lipcu 2026 roku.
Przykład 2
Bazując na głównych założeniach przykładu nr 1 i jednocześnie przyjmując, że tym razem pracownik w lipcu 2026 r. przez trzy godziny był nieobecny w pracy z przyczyn usprawiedliwionych – wyjście z pracy za zgodą pracodawcy w celu załatwienia spraw osobistych, możemy obliczyć, że wynagrodzenie pracownika za ten miesiąc będzie kształtowało się następująco:
= 7.000 – ((7.000 / 184) * 3) = 6.885,87 zł
Ustalając podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego przysługującego pracownikowi w grudniu 2026 r., pracodawca przyjmuje wynagrodzenie za lipiec 2026 r., ale tym razem w kwocie faktycznie wypłaconej (bez uzupełnienia, jak to miało miejsce w poprzednim przykładzie), czyli w wysokości 6.885,87 zł (oczywiście ponownie po odjęciu wartości składek ubezpieczenia w wysokości 13,71%, tj.
= 6.885,87 – (13,71% * 6.885,87) = 5.941,82 zł
W kolejnym przykładzie rozważmy jeszcze wpływ minimalnego wynagrodzenia na uzupełnienie wartości wynagrodzenia przyjmowanego do podstawy świadczeń chorobowych.
Przykład 3
Pracownik jest zatrudniony od 1 stycznia 2026 r. w pełnym wymiarze czasu pracy, za wynagrodzeniem w wysokości 4.806 zł tj. w wysokości wynagrodzenia minimalnego obowiązującego w 2026 roku. W marcu 2026 r. przez trzy godziny był nieobecny w pracy z przyczyn usprawiedliwionych (wyjście prywatne za zgodą pracodawcy). Za ten miesiąc otrzymał wynagrodzenie w wysokości:
= 4.806 – ((4.806 / 160) * 3) = 4.715,89 zł
W maju 2026 r. pracownik przez 3 dni sprawował osobistą opiekę nad chorym dzieckiem w związku z czym nabył prawo do zasiłku opiekuńczego. Podstawę jego wymiaru będzie stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od stycznia 2026 r. do kwietnia 2026 r. (miesiące styczeń, luty i kwiecień zostały przyjęte w pełnej wysokości, ale marzec uwzględniono w kwocie faktycznej wypłaconej – bez uzupełnienia):
= 3 * (4.806 – (13,71% * 4.806) = 12.441,30 zł (styczeń, luty i kwiecień)
=1 * (4.715,89 – (13,71% * 4.715,89) = 4.069,34 zł (marzec)
= (12.441,30 + 4.069,34) / 4 = 4.127,66 zł (przeciętne miesięczne wynagrodzenie wyliczone za okres styczeń – kwiecień)
= 4.806 – (13,71% * 4.806) = 4.147,10 zł (najniższe przeciętna podstawa świadczeń chorobowych w 2026 roku gwarantowana ustawowo ustalono jako pochodna wynagrodzenia minimalnego obowiązującego w 2026 roku)
Ponieważ wartość ustalonej podstawy świadczenia chorobowego ustalonej z miesięcy styczeń – kwiecień jest niższa niż gwarantowana wartość minimalna dla roku 2026 (4.127,66 zł < 4.147,10 zł) to przyjęto do ustalenia podstawy wyliczenia zasiłku opiekuńczego kwotę 4.147,10 zł.
Dodatkowo warto jeszcze dodać, że wynagrodzenie określone w stawce godzinowej (płatne za roboczogodzinę czasu pracy) traktuje się jak wynagrodzenie stałe.
Przykład 4
Pracownik, zatrudniony od 25 stycznie 2026 r., od 1 do 4 marca 2026 r. sprawował opiekę nad chorym dzieckiem. Podstawę wymiaru należnego mu zasiłku opiekuńczego stanowi wynagrodzenie za jedyny pełny miesiąc kalendarzowy poprzedzający powstanie prawa do świadczenia, tj. za luty 2026 r. (pierwszy miesiąc pracy, tj. styczeń odrzucamy z uwagi na jego niepełne przepracowanie). Pracownik wynagradzany jest stawką godzinową (40 zł/godz.), przy czym przez 2 dni lutego 2026 r. przebywał na urlopie bezpłatnym.
W tej sytuacji jego wynagrodzenie za luty 2026 r. podlega uzupełnieniu do pełnego miesiąca. Podstawę zasiłku opiekuńczego stanowi więc kwota zgodnie z wyliczeniem:
= 20 dni (liczba dni roboczych w lutym 2026 roku) × 8 godz. = 160 godz.
= 160 godz. × 40 zł/godz. = 6.400,00 zł
= 6.400,00 zł – (13,71% * 6.400,00 zł) = 5.522,56 zł
Zobacz część drugą tego artykułu:
